きっと役立つ！テキストコミュニケーション術

在宅ワークはリモートでのやり取りのため、コミュニケーションはほぼテキスト（文章）です。

そのコミュニケーションがうまくいかないと、仕事が円滑に進まなかったり、相手に誤解を与えて嫌な気分にさせてしまうことだってあります。

そこで、私がこれまでの経験で学んだ、「テキストコミュニケーション術」についてお伝えします！

１．できるだけ「YES」か「NO」で回答できる文章にする

この文章を作るのってとても難しいのですが、これが出来ると社内外で非常に円滑に進みます！

例えば、よくあるのが、「〇〇のご依頼をいただきましたが、対応はどうすればいいでしょうか？」という書き方。

このように書くと、相手は困ることが多いです。どこから教えたらいいのか、どの部分が分かっていないのか、それを考えて、伝えて、そのやり取りが発生するとそれだけで非常に時間がかかります。

そこで、このような書き方をしてみます。

「〇〇のご依頼をいただきましたが、以前は△△のように対応いたしました。今回も同じ対応でよろしいでしょうか？」

「〇〇のご依頼をいただきましたが、△△の手順で対応いたします。相違がありましたらその旨お知らせください。」

この書き方だと、相手は「はい、そのようにお願いします」「△△の後に□□もしておいてください」という返答だけでよいですよね。

如何に先方に返答のための時間をとらせないか、非常に重要です！

２．適度に句読点や改行を入れる

「今回〇〇の件、私は△△だと思っていますがAさんは□□というご意見ででもそれだと××の懸念点があるかと思っていてやっぱり私は△△が一番いいんじゃないかと思いますがBさんはAさんと同じ□□というご意見ですがCさんはどうですか？」

自分がこのような文章をもらった時、どうでしょうか？

ぱっと見、何が重要でどんな回答を求められているか、よく分からないんじゃないでしょうか。

そこで、このように書いてみます。

「今回の〇〇の件についてです。

私の意見は△△です。

Aさん、Bさんのご意見は□□とのことです。

Aさん、Bさんのご意見だと、××の懸念点があると思っていますが、Cさんのご意見はいかがでしょうか？」

最初の文章と見比べてみると、誰がどんな意見で、何を求められているのかがすっきりまとまっていて、読みやすいですよね。

「相手に読みやすく、分かりやすく伝える」を意識することが大事です。

３．箇条書きをつかう

「〇〇の作業についてですが、まず手順①をやって、その後手順②ですが、この時は××という点に注意して確認して、その後手順③になるのですが、手順②のやり方が少し分かりづらいかもしれないので、不明な点があったらお知らせください。」

作業手順など、何か順番通りに進めたい時、相手からもらった文章がこれだったら、どう思いますか？作業を進めるにあたって、少し手順が見づらくないでしょうか？

そんな時は、箇条書きにすると、とても見やすく分かりやすくなりますよ♪

「〇〇の作業手順は下記のとおりです。

手順①

手順②　※××に注意！

手順③

手順②が少し分かりにくい点があるかもしれませんので、不明点があればお知らせください。」

このような書き方だと、相手にとって見やすく、どの点でどのような注意点があるかも分かりやすいと思います。

テキストだからこそ、相手への思いやりや、分かりやすく簡潔に伝えることが重要になってきます。

日頃のコミュニケーションにも活かしてみてください♪